ניהול זמן

ב”ה

נושא: ניהול זמן

תת נושא:  תובנות וטיפים לניהול זמן טוב יותר.

לאורך החיים לא פעם בסוף יום אנחנו נכנסים למיטה עם תחושה של החמצה. לא הספקנו את כל מה שרצינו לעשות, לא הגשמנו את המטרות שלנו, לא עמדנו ביעדים שהצבנו לעצמנו ולפעמים אפילו לא פסענו צעד אחד לכיוון הגשמת המטרות שלנו. 

השיעור הזה נעבוד על שיטות שונות לנהל את הזמן טוב יותר שיעזרו לכם להתחיל לבצע משימות, להתמיד ולהספיק את הדברים החשובים לכם וגם את מה שפחות חשוב.

נתחיל עם סיפור על פרופסור אחד שנכנס לכיתת לימוד שלו עם כד זכוכית גדול ואבנים בגדלים שונות וחול. אותו מרצה היה צריך בזמן קצר להעביר שיעור של תכנון זמן יעיל. הוא הסתכל על התלמידים שלו ואמר להם: “נתחיל את השיעור בניסוי”.

הוא לקח את הכד והוציא שקית עם אבנים גדולות והכניס לכד. לאחר מכן שאל אותם אם נראה להם שאפשר להכניס עוד משהו?

הם ענו שנראה להם שכן. 

הוא הוציא שקית עם אבנים בינוניות והכניס לכד. לאחר שמילא את הכד באבנים גדולות ובינוניות שאל אותם: “האם ניתן להכניס עוד משהו לכד?” הם ענו שכן. והוא הוציא שקית עם אבנים קטנות והכניס לכד. 

לאחר מכן שאל: “האם ניתן להכניס עוד משהו לכד”?

הכד היה נראה מלא ומנוצל לחלוטין. והם שתקו.

אבל הוא הוציא שקית חול והכניס לכד וכך החול התפזר בחריצים. 

לאחר מכן שאל אותם: “ועכשיו, האם ניתן להכניס עוד משהו לכד?”

הם הבינו שכנראה שכן… וחיכו לראות מה יוציא…

והוא הוציא בקבוק מים ומילא את הכד במים שהצליחו לחלחל בתוך באבנים והחול.

לאחר מכן, שאל אותם: “מה ניתן ללמוד מהניסוי”?

התשובות היו שונות ומגוונות וכולם מלמדות:

חיי האדם מוגבלים:

החיים של כל אחד ואחת מאתנו מוגבלים בזמן שלא תלוי בנו ולכן על כל אחד ואחת מאתנו לנצל אותם כראוי.

סדרי עדיפויות במילוי הזמן:

סדרי העדיפויות מלמדים אותנו שקודם כל צריך להכניס לתוך הלוח זמנים של חיינו את הדברים החשובים מבחינתנו בחיים. [לכל אדם יש את המטרות והחלומות שלו] ורק לאחר שהכנסנו אותם להכניס את המטרות הנוספות. 

מה שאומר שבתוך הלוח זמנים שלך תכניסו קודם את הדברים הכי חשובים ורק לאחר מכן את הדברים הפחות חשובים. כי אם נכניס את הדברים הלא חשובים הם ישתלטו על הזמן שלנו ולא יהיה זמן להכניס את הדברים החשובים. החיים יעברו בלי שהגשמנו את מה שבאמת חשוב לנו.

יש מקום לכל מיני סוגים של מטרות:

אדם יכול להיות בעל משפחה, בזוגיות אוהבת, לטפח קריירה ולעסוק בתחביבים אם הוא יודע לנהל את הזמן שלו בצורה נכונה. 

אז איך באמת עושים את זה בצורה נכונה ויעילה?

1.כתבו את המטרות שלכם בצורה ברורה ובולטת במקום שאתם רואים– זה יזכיר לכם כל הזמן מה אתם צריכים לעשות. גם אם יהיו ימים שלא תעשו זה ישב בתת מודע שלכם ואתם תזכרו לעשות.

2.יומן– קנו יומן אפשר גם יומן דגיטלי אבל תמיד כדאי להיות מסוכרן גם עם יומן רגיל אם הטלפון/האינטרנט ישתבש.

כתבו תכנון יומי/שבועי מה צריך לעשות בכל יום. ברמה של שעות ודקות. ולא בערך. תנו לכל דבר את הזמן שלו. כך כל היממה תהיה מנוצלת ויהיה אפשר להכניס בין לבין דברים.

מפגשים שאתם לא רוצים שיהיו ארוכים ואתם יודעים שהם מתארכים כששמים אותם בין שני דברים שחשוב לכם לעשות באופן אוטומטי לא מתארכים אלא ממוקדים בזמן.

3. תתקדמו אפילו בצעד קטנטן- אם קבעתם משהו לעשות תעשו אותו. אל תתחילו משהו אחר לעשות [פתאום יש רצון להכין אוכל/לנקות/לתלות כביסה] אלא תתחילו לעשות אותו גם אם זה אומר שאתם מתקדמים בו ממש ממש מעט. 

המוח שלנו כשהוא רואה שאנחנו עושים שינוי בחיים שלנו והוא שינוי חשוב ומשמעותי מיד ינסה לגרום לנו להישאר במקום הרגיל שלנו שהוא מקום, מוכר, אהוב ומאוד נוח כי הוא מפחד משינויים. טוב לו במקום המוכר והבטוח.  הוא ימצא את כל הסיבות אפילו החשובות ביותר למה לא להתחיל במטרה החשובה שלך. ולכן, תגידי לו: “אני אתקדם קצת ואז אנקה / אבשל / אכבס וכו’. 

4. סמנו הישגים– כל דבר שעשיתם סמנו וי, חיוך, מרקרו כך יהיה לכם מול העיניים רשימת ההישגים שלכם. זה ייתן לכם תחושת מסוגלות וימריץ אתכם לעשייה. 

5. למדו לפרגן לעצמכם– בסיום כל השגת יעד גדול תחגגו אותו. תרשמו לעצמכם: “אני אלוף – הצלחתי להגיע לבחינה בתנ”ך לאחר שעברתי על כל חומר הלימוד!”, “,אני אלופה- הצלחתי לקום בבוקר ולעשות התעמלות לפני היציאה לעבודה / בית ספר במשך חודש רצוף”.  קנו לעצמכם משהו טעים, לכו למסעדה טובה, קנו לעצמכם בגד. מה שחשוב זה שתחגגו את ההישג הגדול כדי שזה ייתן לכם מוטיבצייה לעשייה גם אם אין אף אחד שימחא לכם כפיים על העשייה שלכם. תמחאו כפים לעצמכם.

6. חלוקה לפי דחיפות וחשיבות של המשימות– עיינו כל בוקר בלו”ז שלכם וחלקו ל4 קבוצות: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, דחוף ולא חשוב, לא דחוף ולא חשוב. תתחילו תמיד במה שחשוב ודחוף[עם הכי הרבה השפעה עליכם]. מה שלא חשוב ולא דחוף תעבירו ליום הבא אם לא מצאתם לו זמן.

7.עבודה במקטעים קצרים– כשאנחנו עובדים לאורך זמן בלי הפסקה רמת הריכוז יורדת וכך רמת איכות העבודה יורדת בהתאם. חלקו את העבודה למקטעים קצרים של זמן ושימו לכם הפסקה מוגבלת בזמן. [כל אחד מכם יודע מהי רמת הריכוז שלו, עצרו לפני שאתם מגיעים לתחושת תסכול. וצאו להפסקה. 

8.צמצמו את המטרות היומיות– חלקו את המטרות הגדולות למטרות קטנות יומיות- אל תכתבו מטרה כללית מידי שתייאש אתכם אלא כתבו מטרה יומית שקל להשיג אותה. למשל: אל תכתבו “ללמוד את כל חומר הלמידה בהיסטוריה”. במקום: חלקו את הלמידה לכמה ימים ובכל יום תחליטו על נושא 1 ללמוד.

9. הימנעו מהסחת דעת– דברים שאתם יודעים שיסיחו דעתכם מראש אל תהיו לידם בזמן שאתם פועלים. אתם הרי מכירים את עצמכם ויודעים היטב ליד איזה אדם אתם לא תתרכזו בשום אופן ורק יפגע באיכות ובהספק העבודה או הלמידה שלכם. תתרחקו ממנו ותקבעו זמן אחר שיוקדש רק לו. להנאה וכיף. [שימו פלאפון בחדר אחר על השתק למשך הזמן שאתם צריכים להתרכז בו].

10. אל תעמיסו– קבעו לכם מטרות יומיות אבל ברמה שאפשר להתמודד איתן ולא ברמה שתגרום לכם לקרוס ולהתחרט על השינוי. יותר חשוב שתהיה התקדמות קבועה מאשר יומיים רציניים של עשייה וחודש התאוששות…

11. הקציבו זמן להכנה / אכילה של ארוחה זריזה ובריאה– לאורך השבוע אפשר לאכול ארוחות בריאות שלא מצריכות הרבה זמן של עשייה ולהקציב לכך זמן. ארוחות מזינות עם מעט זמן עבודה גורמות לכך שלא נבזבז את היום שלנו על הכנה של אוכל. את הזמן הזה נקדיש ליום אחד שבו נהנה מחוויה של אוכל מושקע יותר. 

בתוך הלוח זמנים נקדיש זמן לאוכל בריא ומזין. כשאנחנו אוכלים אוכל בריא ומזין הגוף והמוח שלנו מפוקס ובעל יכולת עשייה טובה יותר. 

12.אם כל המשימות בעלות משקל זהה של חשיבות התחילו עם משימות קצרות של פחות משתי דקות עשייה עשו אותם ופנו אותם מהיומן שלכם. 

13. סכמו את היום ואת השבוע– מה הספקתי? היכן התקדמתי? מה ניתן להעביר לימים הבאים? 

14. תכננו זמן מנוחה– זמן מנוחה הוא חשוב לא פחות מעשייה להתקדמות. ביהדות יש לנו את יום השבת. יש אנשים שחושבים שהשבת מבזבזת להם את הזמן אבל ההפך הוא הנכון. זמן מנוחה הוא זמן רגוע שבו המוח נרגע, הגוף נרגע, מתחזק, מקבל כוחות ואז תובנות חדשות עולות. החלוקה הנכונה היא:
“ששת ימים תעבוד=עשייה, וביום השביעי שבת= יום מנוחה. פסק זמן ורוגע מהכל. כל מי שעובד איתך צריך לדעת שיום אחד זה יום פסק זמן למנוחה ובו לא מטרידים אותך. היום הזה מוקדש לתחביבים, למשפחה, לנפש.

טיפים נוספים לייעול זמן:

כלל 20/20/20

כל 20 דקות הסתכלו על משהו במרחק 6 מטר מכם [כ20 צעדי רגל מכם]למשך 20 שניות השיטה הזו גורמת לריכוז והפחתת עייפות.

חלקו את העבודה לפרויקטים:

התחלתם משימה? תחסמו כל דבר שיכול להסיט את דעתכם לפרק זמן של שעתיים. 

טיפים להתנהלות בזמן מבחן:

1. לפני המבחן שאלו את המורה / המרצה / אחראי את כל השאלות שהוא יכול לספק לכם מידע: מבנה הבחינה, איך החומר מחולק בבחינה, כמות ניקוד לכל נושא, מבנה שאלות, מיקוד החומר. ברגע שיש לכם יותר מידע אתם מגיעים רגועים יותר, פחות מבזבזים זמן בתחילת המבחן על הבנה של מה הולך להיות.

בנוסף, אתם יודעים כמה זמן להשקיע על כל נושא. נושא שיהיה בו את מירב השאלות יש ללמוד אותו בצורה עמוקה יותר.

תגיעו אחרי שישנתם, אכלתם ושתיתם והלכתם להתפנות כדי למנוע הסחות דעת בזמן הבחינה.

2. הסתכלו על השאלות ועל חלוקת הניקוד לכל שאלה. לפי הניקוד של השאלה תכננו את כמות הזמן שתשקיעו לשאלה. 

3. בדקו מהו הזמן שניתן לכם לבחינה והקצו לכם זמן לכל שאלה [או נושא] לפי כמות הניקוד שלו. והשאירו לפחות 10 אחוז מהזמן לבדיקה של המבחן ולתיקונים ותוספות שלכם. [הביאו אתכם שעון]

4. התחילו עם שאלות קלות של ידע עובדתי ושקל לכם לכתוב את התשובות אבל שימו לב להיצמד לזמן שהקצבתם.

5. לשאלות עם ניקוד רב נותנים את מלוא המיקוד, עונים בהרחבה ומשקיעים בתשובה.

6. לא משאירים שאלות ללא תשובות. גם אם לא יודעים מנסים להבין לפי הקשר או לפי הגיון וכותבים את התשובה [גם הבודקת הנחמדה ביותר והמקלה ביותר לא יכולה לעזור לתלמיד שהגיש מבחן ריק].

7. כל שאלה שבחרתם לענות עליה סמנו את כל מילות ההוראה ומילות השאלה וכמות הדוגמאות שהתבקשתם לענות. 

8. בסיום המבחן. בזמן שנותר לכם עברו על כל השאלות והמירקורים שסימנתם וסמנו וי ליד כל חלק. [תתנהגו כאילו אתם בודקים את המבחן וזהו אם חסר משהו או יש משהו שניתן להוסיף והוסיפו.]

מוסר השכל ומשפטים מחוכמת היהדות:

אם לא עכשיו אימתי?” [פרקי אבות]“

המשפט הזה בפרקי אבות קורא לאדם למנוע את הדחיינות ולנצל את ההזדמנות הנוכחית. אדם צריך להבין שהזמן הכי טוב זה עכשיו. אל תחכה למחר. מה שאתה יכול לעשות עכשיו תעשה. כי היום אתה פה ויכול לבצע ואילו על המחר אין לך שום שליטה.

היום קצר והמלאכה מרובה”[פרקי אבות]

המשפט הזה בא ומזכיר לאדם שלמרות שנראה לו שהיום ארוך הוא לא באמת ארוך ביחס להספק העשייה שניתן להספיק בו. יש הרבה מה לעשות ולכן אל תבזבז את זמנך אלא תתחיל בעשייה. הזמן מוגבל ולא ארוך כמו שנראה לך. אם לא תתחיל לא תספיק.

“אל תאמר לכשאפנה אשנה, שמא לא תפנה”[פרקי אבות]

ניתן לומר שהמשפט הקבוע של רוב האנשים הוא: אני אתחיל מחר, אחרי החגים, כשאגדל, עוד שנה, אחרי האירוע… בא פרקי אבות ואומר אל תגיד כשיהיה לי זמן פנוי אז אני אעשה פעולה מסוימת כי אין לך מושג מה יקרה מחר, בעתיד ולכן תתחיל עכשיו. תתחיל בכל מקרה. תאמר לעצמך: “אני עושה את זה בכל מקרה”. לא משנה מה המצב כרגע אני מתחיל, אני פועל. גם אם מדובר בפעולה קטנה וזה כי גם אם נראה לך שמחר יהיה לך זמן פנוי אתה לא יודע באמת אם הוא יהיה פנוי יותר מהיום. תירוצים לעולם לא נגמרים ותמיד יהיו סיבות. תתחיל בכל מקרה. או

“עכשיו, זה הזמן הכי טוב, עכשיו זה מושלם”- מסופר על הרבנית חיה מושקה ששאלו אותה מהו הזמן שהיא הכי שמחה בו? והיא ענתה: “עכשיו, זה הזמן המושלם”. כל אדם צריך לזכור ולומר לעצמו: עכשיו, זה הזמן הכי טוב. תתחיל עכשיו. תהיה פה עכשיו. תהיה ממוקד כרגע ברגע הזה, תחווה אותו. במה שאתה עושה בזמן המסוים הזה. תתמקד ברגע הזה. ותנצל אותו. זו הדרך היחידה לנצל ולחוות לרגע בחיים שלנו. לתת ערך לכל רגע. 

הרבה פעמים אנחנו מוצאים את עצמנו עושים משהו אבל לא חווים את האירוע. הולכים בדרך ולא חווים את הדרך היפה, את השמים היפים, לא נושמים את האוויר הנקי בצורה מלאה. עושים כמה דברים ביחד ולא נהנים וחווים את הרגע. על אותו רעיון אנשים משחקים במשחקי ספורט, יושבים במסעדה, הולכים לאירוע ולא נהנים מהחוויה כראוי כי הם עסוקים בפלאפון או במחשבות. המשפט הזה בא להזכיר לנו לחוות כל רגע. כשאת עובדת תעבדי, כשאת משחקת תתמקדי בלשחק, כשאת רוקדת תרקדי, כשאת עם המשפחה ועם הילדים/חברות תהיי איתם. זו הדרך היחידה לנצל את הרגע בצורה מושלמת ולהשיג ממנו את המקסימום שלו. להתמקד ברגע ולחוות אותו כראוי. 

תנ”ך בקליק – תובנות לחיים, חיים עם משמעות, שינויי הרגלים, ההשפעה על התת מודע, משמעות החיים, איך להצליח בחיים , איך להיות מאושר, ניהול זמן בהצלחה

כל הזכויות שמורות לבגרות בקליק C.

משימות:

משימה ראשונה:

1. א.
2. שבו כל אחד לבד עם עצמו וחשבו: מהם המטרות הגדולות של חיי?

רשמו אותם.

ב. ליד כל מטרה רשמו מהם הדברים שצריך לעשות כדי להגיע אל המטרה הזו?

ג. פרקו את היעדים למטרה למשימות קטנות יותר. והחליטו לעשות צעד 1 גם אם הוא קטן למען המטרה שלכם.

ד. פעם בשבוע בדקו את ההתקדמות שלכם ותראו איזה צעד ניתן להוסיף לצורך ההתקדמות למען המטרה?

משימה שנייה: 

א. קחו דף ועט וכתבו רשימה של  כל הדברים שחשובים לכם בחיים ואתם אוהבים לעשות? זה יכול להיות משפחה, חברים, ספרים, כסף, שחיה, וכו’

ב. ליד כל דבר רשמו עד כמה אתם אוהבים את הדבר הזה והוא משפיע על חייכם. [מספרו מ1-10]

ב. שרטטו לכם מפה וחלקו את היממה שלכם ל-24 שעות. כתבו כמה שעות אתם מקדישים לכל דבר שחשוב לכם? [כמה שעות ביממה אתם מקדישים למשפחה? כמה שעות אתם מקדישים לקידום חלום שלכם/מטרה/קריירה]

ג. התבוננו ברשימות שלכם ובדקו האם אתם מקדישים לדברים החשובים שלכם את הזמן הראוי להם מבחינת השקעה? או שהם חשובים לכם אבל אתם לא משקיעים בהם אפילו דקה של זמן?

ד. אם כשהסתכלתם על הרשימה של הדברים החשובים בחייכם היא לא תואמת את ההשקעה והזמן שאתם מקדישים לה שרטטו לכם רשימה חדשה ובדקו איך ניתן לשנות את הלוח זמנים בצורה כזו שתהיה תואמת למטרות שלכם.